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 外贸跟单的详细流程
外贸跟单的详细流程

网友问:

本人没有外贸跟单的相关经验,也没有受过相关的专业培训,不过英语水平还可以,尤其是口语,之前是做英语培训的,但是不是英语专业的,所以估计难提高到专业老师的水平.而且做英语培训的上班时间都是在别人休息的时候,我想多点时间跟朋友来往.现在有意从事外贸跟单这一职业. 
我两个星期前在一家服装公司做过跟单,但是我发现我的内容很杂,而且每天都要处理一大堆的数据,处理那些数据的时间要占间的70%以上,所以我辞掉了那份工作.我想问的是,真正的外贸跟单员的工作内容都是那样,每天都要处理一大堆数据的吗?我现在这样的情况想做外贸应该如何入手?外贸跟单的详细流程?

点评:
1.客户询盘: 
一般在客户下订Purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。 

2.报价: 
业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机。┘肮裥偷,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。 

3.得到订单: 
经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。 

4.下生产单: 
得到客人的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。 

5.业务审批: 
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。 

6.下达生产通知: 
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 
6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。 
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。 
6.3:如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式),需经总经理确认批准。 

7.验货: 
7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。 
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。 
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 

8.备制基本文件单证: 
在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。 

9.商检: 
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 

10.租船订仓: 
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通?腿嘶嶂付ㄔ耸浯砉净虼。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船5天前可拿到进仓单。 
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司?耙恢苁槊娑ú,程序同上。 
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错. 

11.安排拖柜: 
(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可 
靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上. 

12.委托报关: 
在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话地址等。 

13.获得运输文件: 
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。 
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。 
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他. 

14.准备其他文件 
14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。 
14.2.FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。 
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些?稍诜⒒踔蟛惶さ氖奔淠诓拱。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。 
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。 
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。 

15. 交单: 
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。 
15.2.采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 
15.3.如果100%T/T收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 

16.业务登记: 
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。 

17.文件存档: 
所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 
18.单证员平时应注意收集?赵思,船期,航线,等信息,为业务员的报价提供帮助. 

作者:jj 时间:2008-11-07 11:22:05
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